Jedno nieobsadzone stanowisko rzadko zatrzymuje całą firmę. Kilka wakatów na produkcji, w magazynie lub logistyce może już jednak obniżyć tempo realizacji zamówień, zwiększyć liczbę nadgodzin i obciążyć kierowników. Średnia firma musi wtedy zdecydować, czy prowadzić nabór własnymi siłami, czy przekazać część procesu zewnętrznemu partnerowi. Odpowiedź zależy od skali zatrudnienia, dostępności kandydatów i kosztu czasu poświęcanego przez pracowników wewnętrznych.
Najpierw policz pełny koszt rekrutacji wewnętrznej
Porównanie nie powinno ograniczać się do ceny ogłoszenia i wynagrodzenia rekrutera. Firma ponosi także koszt przygotowania opisu stanowiska, publikacji ofert, przeglądania zgłoszeń, rozmów telefonicznych, spotkań oraz sprawdzania dokumentów. W proces często angażują się kierownik działu, brygadzista i pracownik administracji.
Znaczenie ma również czas wakatu. Gdy zespół pracuje w niepełnym składzie, pozostałe osoby przejmują dodatkowe obowiązki. Mogą pojawić się opóźnienia, nadgodziny i większa rotacja. Outsourcing opłaca się wtedy, gdy koszt zewnętrznej usługi jest niższy niż suma wydatków i strat związanych z długim poszukiwaniem pracownika. Dobrym punktem odniesienia jest koszt jednego dnia wakatu pomnożony przez przewidywany czas poszukiwań. Takie wyliczenie ułatwia ocenę ofert i wybór właściwego zakresu współpracy dla danej rekrutacji.
Zewnętrzna rekrutacja odciąża mały dział HR
Średnie przedsiębiorstwa często mają niewielki dział kadrowy, który równolegle prowadzi dokumentację, rozlicza czas pracy, wspiera kierowników i zajmuje się sprawami pracowniczymi. Nagły nabór kilkunastu osób może przekroczyć jego możliwości.
Usługi rekrutacyjne dla firm mogą objąć analizę potrzeb, przygotowanie profilu stanowiska, dotarcie do kandydatów aktywnych i pasywnych, selekcję zgłoszeń, rozmowy oraz weryfikację uprawnień i certyfikatów. Pracodawca otrzymuje wybrane kandydatury i zachowuje decyzję o zatrudnieniu. Dzięki temu kierownicy spotykają się głównie z osobami, które spełniają wcześniej ustalone wymagania.
Model rozliczenia wpływa na opłacalność współpracy
Przed podpisaniem umowy trzeba sprawdzić, kiedy powstaje obowiązek zapłaty. W rekrutacji stałej spotyka się rozliczenie po zatrudnieniu wskazanego kandydata. Taki model ogranicza koszt działań, które nie doprowadziły do obsadzenia stanowiska.
Ważna jest także gwarancja ponownej rekrutacji. Powinna jasno określać czas jej trwania, sytuacje objęte ochroną i termin przedstawienia kolejnych kandydatów. Firma musi też ustalić, czy wynagrodzenie obejmuje publikację ogłoszeń, kontakt z kandydatami, sprawdzenie dokumentów oraz raportowanie przebiegu procesu.
Nie każdy nabór trzeba przekazywać na zewnątrz
Outsourcing może być zbędny, gdy firma prowadzi pojedynczą, nieskomplikowaną rekrutację i ma własną bazę kandydatów. Wewnętrzny zespół dobrze radzi sobie także ze stanowiskami, na które regularnie zatrudnia podobne osoby.
Zewnętrzne wsparcie lepiej sprawdza się przy rekrutacji masowej, krótkim terminie, otwieraniu nowej zmiany lub trudno dostępnych kwalifikacjach. Można przekazać cały proces albo wybrane czynności, na przykład pozyskanie kandydatów i wstępną selekcję.
Jak wybrać partnera do rekrutacji?
Przed rozpoczęciem współpracy należy sprawdzić doświadczenie w danej branży, sposób raportowania i zasady ochrony danych kandydatów. Przy usługach pośrednictwa pracy warto również zweryfikować wpis podmiotu w publicznym rejestrze agencji zatrudnienia. Umowa powinna opisywać wymagania wobec kandydatów, terminy, odpowiedzialność stron i sposób rozliczenia.
Outsourcing procesu rekrutacji opłaca się średniej firmie wtedy, gdy skraca wakat, odciąża kierowników i daje dostęp do lepiej dopasowanych kandydatów. Najlepszą podstawą decyzji nie jest sama cena usługi, lecz porównanie pełnych kosztów obu modeli. Firma powinna uwzględnić czas pracowników, skutki braków kadrowych, ryzyko nietrafionego zatrudnienia oraz warunki ponowienia rekrutacji.
